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02
01
2014
Zeit sparen im Büro

Zeit sparen im Büro leicht gemacht

von Bianca 0

Du liebe Zeit – quo vadis?

Der Traum vom perfekt organisierten Arbeitstag wird meist von BWL-Studenten geträumt. Im oftmals realitätsfernen Biotop der Vorlesungssäle haben sie schließlich alle Facetten der Arbeitsorganisation bis zum Erbrechen durchexerziert. Das Aufwachen in der Wirklichkeit führt meist in eine Art Schockzustand.

 

In vielen Unternehmen wird eher reagiert als agiert. Pläne sind meist schon dann unaktuell, wenn der PC noch die Sanduhr während des Speichervorgangs anzeigt. König Chaos regiert mit unbarmherziger Hand und fordert seinen Tribut – Nervensubstanz. Mehr Zeit wird zum heiligen Gral des Büros und ist mindestens genauso schwer zu finden.

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Fünf Tipps zum Zeit sparen

Es gibt Auswege. Dass wir nicht so wahnsinnig viel vom klassischen Zeitmanagement halten, haben wir in unserem Artikel über >>Zeitmanagement bereits beschrieben. Dennoch gibt es natürlich Tricks, um im Treibsand der davonlaufenden Zeit nicht unterzugehen. 

  1. Wer über ein eigenes Büro verfügt, sollte Besucherstühle möglichst entfernen. Egal, wie reizend die Kollegen sind, wenn sich alle fünf Minuten ein anderer seufzend mit seinem Pausenkaffe in Ihrem Büro niederlässt, bleibt nicht viel Zeit für Wesentliches. Austauschen kann und sollte man sich natürlich trotzdem – in der Kaffeeküche, in der Kantine oder auch mal einfach so auf dem Gang. Wessen Tür jedoch einfach zu jeder Zeit für jeden offen steht, der verliert schnell die Kontrolle über den eigenen Arbeitstag.
  2. Es sollte niemals zur Gewohnheit werden, Arbeit wie selbstverständlich mit nach Hause zu nehmen. Zu schnell setzt sich nämlich im eigenen Hinterkopf der Gedanke fest, dass man dadurch ja eigentlich viel mehr Zeit hat. Noch eine Zusatzaufgabe? Kein Problem, notfalls macht man es dann eben vor dem Fernseher oder Abends mit dem Laptop im Bett. Oder man schiebt unangenehme Aufgaben immer weiter auf, bis es nicht mehr geht. Und macht sie dann zu Hause, weil plötzlich der Abgabetermin vor der Tür steht und keine Zeit mehr bleibt. Lassen Sie das. Arbeit sollten Sie wirklich nur in absoluten Ausnahmefällen mit nach Hause nehmen.
  3. Ertragen Sie es, entbehrlich zu sein. Wer absolut alles übernimmt, um möglichst unentbehrlich zu sein, muss damit leben, eben auch alles machen zu müssen. Das kostet unnötig viel Zeit. Die Angst um die hart erarbeitete Position oder auch nur das Ansehen ist oftmals übersteigert. Suchen Sie sich Aufgaben, die Ihnen liegen und werden Sie darin richtig gut. Auch das macht unentbehrlich. Wer aber den Anspruch hat, ein vollständiges Ein-Mann-Unternehmen innerhalb des Unternehmens zu sein, darf sich nicht wundern, wenn die Zeiger auf der Uhr immer auf zu spät stehen. Geben Sie auch anderen die Chance, Leistungsträger zu sein. Überlegen Sie genau, wofür Sie Ihre Zeit am besten einsetzen. Sonst könnten Sie früher oder später Bekanntschaft mit einem unangenehmen Zeitgenossen machen – dem >>Burnout.
  4. Sie würden ja Arbeit abgeben, aber dann müssen Sie allen immer wieder erklären, wie es geht und dafür haben Sie einfach keine Zeit? Sie sind nunmal der Experte oder die Expertin auf dem Gebiet? Es geht schneller, wenn Sie es selbst machen? Lernen Sie, loszulassen. Schreiben Sie detaillierte Arbeitsanweisungen. Klar, auch das kostet erst mal Zeit. Aber danach haben alle Kollegen immer ein fundiertes Nachschlagewerk, mit dessen Hilfe sich schon ein Großteil der Aufgaben erledigen lässt. Wenn dann noch Fragen offen sind, lassen die sich meist schnell persönlich klären. Das hilft Ihnen, weil es Sie entlastet und Ihre Zeit spart. Das hilft aber auch den Kollegen, denn niemand will immer wieder nachfragen müssen.
  5. Pausen sind wichtig und sollten auch regelmäßig gemacht werden. Allerdings sollten Sie sie nur dann einlegen, wenn Sie eine Aufgabe oder einen Teilaspekt einer Aufgabe abgeschlossen haben. Würden sie mittendrin aufhören, müssten Sie sich immer wieder neu eindenken, das kostet unnötige Zeit. Man versetzt sich damit nur selbst in unnötigen Stress und unter Zeitdruck. Viele Teilaufgaben lassen sich innerhalb von Minuten soweit abschließen, dass man danach beruhigt eine Pause einlegen kann.

Es ist gar nicht so schwer, sinnvoll Zeit zu sparen. Auch wenn es an einzelnen Stellen nur ein paar Minuten sind, summieren Sie sich im Laufe einer Woche doch merklich auf. Viele Zeitfallen stellen wir uns selbst. Man muss sie nur entdecken.

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Bianca

Autor: Bianca

Hi, ich bin Bianca und freue mich, dass Du hier bist. Bereits seit 2012 schreibe ich hier für Dich. Meine Themen sind Selbstverwirklichung, Selbstständigkeit & Marketing/ Positionierung für Solopreneure und kleine Teams. Aber auch gesunde Ernährung ist meine große Leidenschaft. Deshalb schreibe ich auch auf meinem Ernährungsblog Caralethics.de darüber.